Politica de confidențialitate

1. Despre această politică

Substituiri („Platforma") este un serviciu digital destinat avocaților, disponibil prin intermediul website-ului substituiri.com și al aplicației mobile Substituiri, care facilitează colaborarea profesională dintre avocați, inclusiv în vederea substituirii la termene de judecată și a altor activități profesionale compatibile cu funcționalitățile Platformei.

Prin prezenta Politică de confidențialitate explicăm ce date cu caracter personal prelucrăm, în ce scopuri, care sunt temeiurile juridice ale prelucrării, cui putem comunica aceste date, cât timp le păstrăm și care sunt drepturile persoanelor vizate.

Prelucrarea datelor cu caracter personal se realizează în conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date („GDPR"), precum și cu legislația națională aplicabilă.

Prezenta Politică se aplică utilizării website-ului substituiri.com, aplicației mobile Substituiri și comunicărilor transmise către noi prin e-mail, formulare de contact sau alte canale puse la dispoziție de Platformă.

2. Cine prelucrează datele tale

Operatorul datelor cu caracter personal prelucrate pentru administrarea și funcționarea Platformei este:

M&V ACTA JURIS S.R.L. · Sediu social: Str. Vrancei nr. 78, cod poștal 100365, Ploiești, jud. Prahova · CIF: 55330766 · Nr. înregistrare Registrul Comerțului: J2026047286001 · EUID: ROONRC.J2026047286001 · E-mail privind protecția datelor: contact@substituiri.com.

M&V ACTA JURIS S.R.L. acționează, în principal, în calitate de operator de date pentru informațiile necesare creării și administrării contului tău, verificării calității profesionale, funcționării Platformei, securității acesteia, comunicării cu utilizatorii și îndeplinirii obligațiilor legale proprii.

În ceea ce privește anumite date referitoare la clienții avocaților, părțile din dosare sau alte persoane fizice, introduse de avocat în Platformă exclusiv în vederea organizării și realizării unei substituiri, rolurile privind protecția datelor sunt diferențiate conform secțiunii 7 de mai jos.

3. Ce date cu caracter personal prelucrăm

În funcție de modul în care utilizezi Platforma, putem prelucra următoarele categorii de date:

A. Date privind contul și identitatea profesională. Putem prelucra:

• numele și prenumele;
• adresa de e-mail;
• numărul de telefon;
• baroul din care faci parte;
• calitatea profesională, inclusiv avocat stagiar sau avocat definitiv;
• informații privind forma de exercitare a profesiei, atunci când sunt furnizate sau necesare;
• date necesare verificării calității de avocat;
• identificatorul intern al contului;
• statusul verificării contului;
• fotografia de profil, dacă această funcționalitate este utilizată;
• alte informații profesionale completate voluntar în profil.

Platforma este destinată exclusiv profesioniștilor eligibili potrivit condițiilor sale de utilizare.

B. Date aferente cererilor de substituire. În funcție de informațiile introduse de utilizator, acestea pot include:

• instanța, parchetul sau instituția relevantă;
• localitatea;
• data și ora termenului;
• materia juridică;
• tipul activității solicitate;
• partea reprezentată;
• onorariul propus;
• instrucțiuni privind substituirea;
• statusul cererii;
• avocatul care publică cererea și avocatul care formulează sau acceptă o ofertă;
• numărul dosarului;
• numele clientului sau al altor persoane implicate;
• alte informații strict necesare pentru executarea substituirii.

Numărul dosarului, identitatea clientului și celelalte informații confidențiale privind cauza nu sunt afișate public celorlalți utilizatori înainte de acceptarea avocatului substituent, potrivit mecanismelor de acces implementate în Platformă.

C. Documente și conținut profesional. Putem prelucra date conținute în:

• documentele încărcate în Platformă;
• delegații sau documente generate prin intermediul Platformei;
• instrucțiunile transmise între avocați;
• mesajele schimbate prin sistemul de chat;
• alte materiale furnizate pentru realizarea substituirii.

Aceste documente pot conține date cu caracter personal aparținând clientului, părților din dosar sau altor persoane.

D. Date privind activitatea în Platformă. Putem prelucra:

• cererile publicate;
• ofertele formulate;
• substituirile acceptate sau finalizate;
• confirmările aferente desfășurării activității;
• istoricul interacțiunilor relevante;
• eventuale evaluări sau indicatori de reputație, dacă astfel de funcționalități sunt disponibile;
• sesizări privind utilizarea Platformei.

E. Date tehnice și de securitate. Putem colecta automat, în măsura necesară funcționării și securității serviciilor:

• adresa IP;
• data și ora accesului;
• tipul dispozitivului;
• sistemul de operare;
• tipul și versiunea browserului;
• identificatori de sesiune;
• identificatori tehnici ai aplicației sau dispozitivului;
• jurnale tehnice și de securitate;
• date privind autentificarea și utilizarea funcționalităților;
• token-uri necesare transmiterii notificărilor push, dacă această funcționalitate este activată.

Parolele utilizatorilor nu sunt stocate în clar. Acestea sunt protejate prin mecanisme tehnice de autentificare și securizare corespunzătoare.

4. De unde obținem datele

Direct de la tine — atunci când: creezi sau completezi un cont; publici ori accepți o cerere de substituire; formulezi o ofertă; utilizezi chat-ul; încarci documente; ne contactezi pentru suport; ne transmiți o sesizare sau o solicitare.

Din surse profesionale publice — pentru verificarea calității de avocat și protejarea caracterului profesional al Platformei, putem verifica anumite informații prin consultarea unor surse oficiale sau profesionale accesibile publicului, precum Tabloul avocaților, evidențele publice ale UNBR sau ale barourilor. În acest context pot fi verificate, după caz, numele, baroul, forma de exercitare a profesiei și situația profesională publicată de organismele profesiei.

Automat — anumite date tehnice sunt generate atunci când accesezi website-ul sau aplicația, în scopul autentificării, furnizării serviciului și protejării securității sistemelor.

5. În ce scopuri și în baza căror temeiuri prelucrăm datele

5.1. Crearea și administrarea contului — pentru înregistrarea contului, autentificare, administrarea profilului și furnizarea funcționalităților Platformei. Temei juridic: art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR – executarea contractului reprezentat de Termenii și condițiile Platformei.

5.2. Verificarea calității profesionale — necesară pentru limitarea accesului la Platformă și prevenirea utilizării de persoane neeligibile. Temei juridic: art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR, în măsura în care verificarea este necesară furnizării serviciului, precum și art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR pentru prevenirea fraudelor și protejarea încrederii și securității comunității profesionale.

5.3. Publicarea și gestionarea cererilor de substituire — publicarea unei cereri, transmiterea ofertelor, selectarea avocatului, realizarea conexiunii între cei doi avocați, gestionarea substituirii, transmiterea notificărilor aferente. Temei juridic: art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR.

5.4. Chat și comunicări între avocați — mesajele și informațiile transmise între avocați sunt prelucrate pentru furnizarea canalului de comunicare aferent substituirii. Temei juridic: art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR.

5.5. Notificări funcționale — putem transmite notificări privind oferte noi, acceptarea sau respingerea unei oferte, mesaje, modificări privind un termen și alte evenimente necesare funcționării Platformei. Temei juridic: art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR. Notificările push pot fi dezactivate și din setările dispozitivului.

5.6. Securitatea Platformei și prevenirea abuzurilor — putem utiliza date tehnice, loguri și date privind activitatea pentru prevenirea accesului neautorizat, prevenirea fraudelor, investigarea incidentelor, identificarea utilizării abuzive și protejarea infrastructurii și a utilizatorilor. Temei juridic: art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR – interesul legitim al M&V ACTA JURIS S.R.L. de a asigura securitatea serviciului.

5.7. Soluționarea solicitărilor și suportul — atunci când ne contactezi, folosim datele furnizate pentru analizarea și soluționarea solicitării. Temei juridic: art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR atunci când solicitarea privește executarea serviciului și, după caz, art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR pentru gestionarea corespondenței și funcționarea serviciului de suport.

5.8. Respectarea obligațiilor legale — putem prelucra date atunci când acest lucru este necesar pentru respectarea unei obligații prevăzute de lege. Temei juridic: art. 6 alin. (1) lit. c) GDPR.

5.9. Constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept — putem păstra și utiliza anumite date atunci când acest lucru este necesar pentru prevenirea ori soluționarea unui litigiu sau pentru apărarea unui drept al M&V ACTA JURIS S.R.L. ori al utilizatorilor Platformei. Temei juridic: art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR.

5.10. Comunicări de marketing — dacă vom transmite newslettere sau alte comunicări comerciale care nu sunt strict necesare furnizării serviciului, acestea vor fi transmise în condițiile legislației aplicabile comunicărilor electronice și, atunci când este necesar, pe baza consimțământului. Te poți dezabona în orice moment, fără ca acest lucru să afecteze utilizarea funcționalităților principale ale Platformei.

6. Verificarea calității de avocat

Pentru protejarea caracterului profesional al comunității, M&V ACTA JURIS S.R.L. poate verifica informațiile declarate la crearea contului prin raportare la sursele profesionale oficiale disponibile publicului.

Verificarea are exclusiv scopul de a determina dacă persoana care solicită accesul îndeplinește condițiile profesionale pentru utilizarea Platformei și de a preveni crearea unor conturi false sau neautorizate.

Platforma nu garantează că informațiile publicate de organismele profesiei sunt actualizate în timp real și poate solicita utilizatorului clarificări suplimentare în cazul unor neconcordanțe.

7. Datele privind clienții, dosarele și alte persoane

7.1. Rolul avocatului care introduce datele. În cadrul utilizării Platformei, avocatul poate introduce date referitoare la propriul client, partea adversă, reprezentanți, martori, experți, minori și alte persoane implicate într-un dosar sau într-o procedură. Avocatul care introduce aceste date stabilește dacă și în ce măsură comunicarea lor este necesară pentru realizarea substituirii și rămâne responsabil pentru respectarea obligațiilor profesionale proprii, inclusiv a secretului profesional, confidențialității și principiului minimizării datelor. Utilizatorul trebuie să introducă în Platformă numai informațiile strict necesare scopului urmărit.

7.2. Rolul M&V ACTA JURIS S.R.L. În măsura în care M&V ACTA JURIS S.R.L. găzduiește, stochează, transmite sau pune la dispoziție date privind clientul ori dosarul exclusiv pentru furnizarea infrastructurii tehnice solicitate de avocat, societatea acționează în calitate de persoană împuternicită de operator, avocatul care introduce datele având calitatea de operator pentru prelucrarea respectivă. Această prelucrare este realizată exclusiv în scopul furnizării serviciului și potrivit instrucțiunilor utilizatorului, în condițiile acordului privind prelucrarea datelor aplicabil utilizării Platformei. În măsura în care M&V ACTA JURIS S.R.L. prelucrează anumite informații pentru scopuri proprii distincte – precum securitatea Platformei, prevenirea fraudelor, respectarea unei obligații legale sau apărarea unui drept – societatea poate acționa în calitate de operator pentru respectivele operațiuni de prelucrare.

7.3. Accesul avocatului substituent. Datele confidențiale privind dosarul, inclusiv numărul dosarului, identitatea clientului și documentele încărcate, nu sunt puse la dispoziția tuturor utilizatorilor Platformei. Potrivit arhitecturii serviciului, acestea devin accesibile avocatului selectat pentru substituire numai după acceptarea colaborării și în măsura necesară realizării activității profesionale. Din momentul în care avocatul substituent primește și utilizează datele pentru exercitarea propriei activități profesionale, acesta este responsabil pentru prelucrarea datelor care îi sunt comunicate, în conformitate cu obligațiile legale și profesionale care îi revin.

7.4. Date sensibile și date privind infracțiuni. Prin natura activității juridice, documentele sau instrucțiunile aferente unui dosar pot conține date privind sănătatea, viața sexuală sau orientarea sexuală, opinii politice, convingeri religioase, apartenență sindicală, date biometrice sau genetice, alte categorii speciale de date prevăzute de art. 9 GDPR, precum și date privind condamnări penale și infracțiuni, supuse regimului prevăzut de art. 10 GDPR. Platforma nu solicită asemenea date ca element obligatoriu al creării contului de utilizator. Atunci când asemenea informații sunt necesare în contextul unui dosar, avocatul trebuie să analizeze necesitatea și legalitatea comunicării lor și să limiteze datele introduse la ceea ce este strict necesar pentru realizarea substituirii.

8. Cui putem comunica datele

M&V ACTA JURIS S.R.L. nu vinde date cu caracter personal. În funcție de situație, datele pot fi accesibile următoarelor categorii de destinatari:

A. Celuilalt avocat implicat în substituire — datele necesare colaborării sunt comunicate avocatului selectat în condițiile descrise în prezenta Politică și în Termenii și condițiile Platformei.

B. Furnizorilor de servicii tehnice — pentru operarea Platformei putem utiliza furnizori specializați pentru: găzduirea infrastructurii, baze de date, autentificare, stocarea documentelor, transmiterea e-mailurilor, notificări push, securitate, mentenanță și dezvoltare tehnică, servicii de analiză tehnică (dacă sunt utilizate în condițiile legii). Atunci când acești furnizori prelucrează date în numele M&V ACTA JURIS S.R.L., aceștia acționează în calitate de persoane împuternicite de operator, în baza unor obligații contractuale privind protecția și confidențialitatea datelor. În situațiile în care M&V ACTA JURIS S.R.L. acționează ea însăși ca persoană împuternicită pentru datele unui avocat, furnizorii tehnici utilizați pentru respectivele operațiuni pot avea calitatea de subîmputerniciți. Lista furnizorilor este disponibilă la pagina „Subîmputerniciți".

C. Consultanților profesionali — datele pot fi comunicate, în măsura strict necesară, avocaților, contabililor, auditorilor sau altor consultanți care asistă M&V ACTA JURIS S.R.L. și care sunt supuși obligațiilor legale sau contractuale de confidențialitate.

D. Autorităților publice — putem comunica date unor instanțe, autorități publice, organe de cercetare sau altor instituții atunci când avem o obligație legală în acest sens ori când comunicarea este necesară pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept.

9. Transferuri în afara Spațiului Economic European

Anumiți furnizori tehnici pot utiliza infrastructură sau entități situate în afara Spațiului Economic European.

Atunci când un transfer internațional de date are loc, M&V ACTA JURIS S.R.L. urmărește utilizarea mecanismelor prevăzute de GDPR, cum ar fi: o decizie de adecvare emisă de Comisia Europeană; clauzele contractuale standard aprobate de Comisia Europeană; alte garanții permise de legislația aplicabilă.

Atunci când M&V ACTA JURIS S.R.L. acționează în calitate de persoană împuternicită pentru datele dintr-un dosar, transferurile și utilizarea subîmputerniciților se realizează în limitele acordului privind prelucrarea datelor aplicabil.

10. Cât timp păstrăm datele

Aplicăm principiul limitării duratei de stocare și păstrăm datele numai atât timp cât sunt necesare scopului pentru care au fost colectate. În principal:

• datele contului sunt păstrate pe durata existenței contului;
• după închiderea contului, datele care nu mai sunt necesare sunt șterse sau anonimizate, sub rezerva informațiilor care trebuie păstrate pentru respectarea unei obligații legale sau apărarea unui drept;
• datele privind substituirile sunt păstrate atât timp cât este necesar pentru executarea și evidența operațiunii și, ulterior, într-o măsură limitată, atunci când păstrarea este justificată pentru soluționarea unor eventuale incidente sau litigii;
• documentele și conținutul confidențial al dosarelor sunt păstrate numai atât timp cât este necesar furnizării funcționalității pentru care au fost încărcate și sunt ulterior șterse sau anonimizate potrivit regulilor interne de retenție și instrucțiunilor aplicabile;
• datele tehnice și logurile de securitate sunt păstrate pentru perioade limitate, stabilite în raport cu necesitățile de securitate și investigare a incidentelor;
• datele necesare pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept pot fi păstrate pe durata termenelor legale de prescripție aplicabile.

Datele păstrate exclusiv în copii de siguranță pot rămâne temporar în sistemele de backup până la ciclul normal de suprascriere sau ștergere, fără a mai fi utilizate în scopuri curente. M&V ACTA JURIS S.R.L. revizuiește periodic necesitatea păstrării datelor.

11. Securitatea și confidențialitatea datelor

Având în vedere natura profesională a Platformei și posibilitatea prelucrării unor informații supuse secretului profesional, protecția datelor reprezintă o componentă esențială a serviciului.

M&V ACTA JURIS S.R.L. utilizează măsuri tehnice și organizatorice destinate protejării datelor împotriva accesului neautorizat, divulgării, modificării, pierderii, distrugerii și utilizării necorespunzătoare. Măsurile pot include, în funcție de componenta tehnică: transmiterea criptată a datelor; mecanisme de autentificare; controlul și limitarea accesului; segregarea logică a informațiilor; protejarea credențialelor; limitarea accesului la documentele confidențiale; monitorizarea incidentelor și a accesului neautorizat; copii de siguranță și măsuri de continuitate.

Accesul la informațiile confidențiale aferente unei substituiri este limitat potrivit rolului și stadiului colaborării. Niciun sistem informatic nu poate oferi însă o garanție absolută de securitate. Utilizatorii sunt obligați să își protejeze datele de autentificare și să nu permită accesul neautorizat la propriul cont.

12. Cookie-uri, tehnologii similare și aplicația mobilă

Website-ul poate utiliza cookie-uri și tehnologii similare necesare autentificării, securității și funcționării serviciului.

Cookie-urile și tehnologiile care nu sunt strict necesare funcționării Platformei vor fi utilizate numai în condițiile prevăzute de legislația aplicabilă și, atunci când este necesar, după obținerea consimțământului utilizatorului. Informații suplimentare sunt disponibile în Politica de cookies publicată pe substituiri.com.

Aplicația mobilă poate utiliza tehnologii echivalente, identificatori tehnici și token-uri pentru autentificare, securitate și transmiterea notificărilor. Permisiunile acordate aplicației pot fi gestionate și prin setările sistemului de operare al dispozitivului.

13. Comunicări de marketing

Notificările necesare funcționării Platformei nu reprezintă comunicări de marketing.

În cazul în care M&V ACTA JURIS S.R.L. transmite comunicări comerciale, newslettere sau materiale promoționale, acestea vor fi diferențiate de notificările funcționale și vor fi transmise cu respectarea legislației privind comunicațiile electronice. Atunci când comunicarea se bazează pe consimțământ, acesta poate fi retras în orice moment. Retragerea consimțământului pentru marketing nu afectează posibilitatea utilizării Platformei.

14. Drepturile tale

În condițiile prevăzute de GDPR, beneficiezi de:

• Dreptul de acces — poți solicita confirmarea faptului că prelucrăm date care te privesc și poți primi informații și, după caz, o copie a acestora.
• Dreptul la rectificare — poți solicita corectarea datelor inexacte sau completarea datelor incomplete.
• Dreptul la ștergere — în situațiile prevăzute de lege, poți solicita ștergerea datelor tale. Dreptul la ștergere nu este absolut și nu se aplică atunci când păstrarea datelor este necesară, de exemplu, pentru respectarea unei obligații legale ori pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept.
• Dreptul la restricționarea prelucrării — poți solicita limitarea temporară a anumitor operațiuni de prelucrare în cazurile prevăzute de GDPR.
• Dreptul la portabilitatea datelor — în condițiile art. 20 GDPR, poți primi anumite date într-un format structurat, utilizat în mod curent și care poate fi citit automat, și poți solicita transmiterea acestora către alt operator.
• Dreptul la opoziție — te poți opune prelucrărilor întemeiate pe interesul legitim, din motive legate de situația ta particulară.
• Dreptul de retragere a consimțământului — atunci când o prelucrare se bazează pe consimțământ, îl poți retrage în orice moment, fără a afecta legalitatea prelucrării realizate anterior retragerii.
• Dreptul de a nu face obiectul unei decizii exclusiv automate — ai drepturile prevăzute de art. 22 GDPR. Platforma nu utilizează, în mod obișnuit, astfel de mecanisme pentru selectarea avocatului substituent, această alegere aparținând utilizatorilor.

Dreptul de a depune o plângere — la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP), Bd. G-ral Gheorghe Magheru nr. 28-30, sector 1, București, cod poștal 010336, e-mail: anspdcp@dataprotection.ro, website: www.dataprotection.ro. De asemenea, beneficiezi de dreptul de a te adresa instanțelor competente.

15. Cum îți poți exercita drepturile

Pentru exercitarea drepturilor privind datele pentru care M&V ACTA JURIS S.R.L. este operator, ne poți contacta la contact@substituiri.com.

Vom răspunde fără întârzieri nejustificate și, de regulă, în termen de cel mult o lună de la primirea cererii, termen care poate fi prelungit în condițiile prevăzute de GDPR. Înainte de soluționarea unei cereri putem solicita informații rezonabile pentru confirmarea identității persoanei care formulează solicitarea.

Dacă solicitarea privește date dintr-un dosar pentru care M&V ACTA JURIS S.R.L. acționează exclusiv în calitate de persoană împuternicită, vom acorda asistență operatorului relevant – respectiv avocatului care controlează respectivele date – potrivit obligațiilor aplicabile.

16. Date privind minorii

Conturile Substituiri sunt destinate profesioniștilor și nu sunt oferite minorilor.

Cu toate acestea, prin natura cauzelor juridice, documentele sau instrucțiunile încărcate de un avocat pot conține date privind minori. În aceste situații, datele nu sunt colectate de Platformă în scopul oferirii unui serviciu minorului, ci sunt prelucrate exclusiv în contextul profesional al substituirii și potrivit regulilor descrise în secțiunea privind datele dosarului. Avocații sunt obligați să limiteze aceste informații la ceea ce este necesar pentru activitatea profesională respectivă.

17. Modificarea politicii de confidențialitate

Prezenta Politică poate fi actualizată pentru a reflecta modificări ale funcționalităților Platformei, modificări ale furnizorilor sau infrastructurii tehnice, modificări legislative, cerințe ale autorităților competente sau modificări ale modului în care sunt prelucrate datele.

Versiunea actualizată va fi publicată pe substituiri.com, împreună cu data ultimei modificări. În cazul unor schimbări semnificative, utilizatorii pot fi informați și prin intermediul Platformei sau prin alte mijloace de comunicare adecvate.

18. Contact

Pentru orice întrebare privind prezenta Politică sau modul în care sunt prelucrate datele cu caracter personal, ne poți contacta la:

M&V ACTA JURIS S.R.L. · Str. Vrancei nr. 78, cod poștal 100365, Ploiești, jud. Prahova · CIF: 55330766 · Nr. Registrul Comerțului: J2026047286001 · E-mail: contact@substituiri.com · Website: substituiri.com.